Przepisy Kodeksu Postępowania Karnego [„KPK”] przewidują dla stron postępowania w sprawach karnych, nie posiadających obrońcy czy też pełnomocnika z wyboru, instytucję przedstawiciela procesowego przed organami prowadzącymi postępowanie karne. Nie ustanawia go jednak mocodawca dla siebie w drodze czynności prawnej (udzielenie pełnomocnictwa) lecz organ sądowy w drodze czynności władczej – zarządzenia o jego wyznaczeniu, dla strony, która nie jest w stanie ponieść kosztów jego wynagrodzenia. Przepisy te stanowią realizację wymogów stawianych przez normy prawa międzynarodowego, regulujące ochronę praw człowieka i obywatela, które zakładają prawo każdego, kto nie ma dostatecznych (wystarczających) środków na pokrycie kosztów obrony, do bezpłatnego korzystania z pomocy obrońcy z urzędu, jeżeli wymaga tego interes społeczny. Możliwość korzystania „na zasadach określonych w ustawie” z obrońcy z urzędu zakłada także art. 42 ust. 2 Konstytucji RP z 1997 r.
Przepisy mówią o obrońcy lub też pełnomocniku z urzędu, gdyż podstawą jego umocowania do działania na rzecz lub w imieniu reprezentowanej strony jest łączący go z organem procesowym stosunek publicznoprawny, a nie cywilnoprawna umowa z podmiotem upoważnionym do korzystania z pomocy takiego przedstawiciela. Stąd też należne wynagrodzenie, stanowiące w istocie koszty nieopłaconej przez stronę ani inną osobę, w całości lub części, pomocy prawnej udzielonej z urzędu, przyznaje Sąd od Skarbu Państwa. Wysokość przedmiotowego wynagrodzenia jest regulowana w odniesieniu do adwokatów oraz radców prawnych przez odpowiednie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości.
Przedstawicielami procesowymi w postępowaniu karnym są obrońca i pełnomocnik. Kto może żądać obrońcy i pełnomocnika z urzędu ?. Ustawa stanowi, że oskarżony w sprawach karnych jest w ramach realizacji jego prawa do obrony upoważniony do ustanowienia obrońcy (art. 6 KPK w zw. z art. 82 KPK), którym może być obecnie adwokat lub radca prawny. Zgodnie z art. 87 § 1 KPK, strona inna niż oskarżony może ustanowić pełnomocnika, którym stosownie do treści art. 88 KPK może być adwokat, radca prawny lub radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej w sprawach, w którym podmiotem uczestniczącym w postępowaniu jest Skarb Państwa niereprezentowany przez właściwego organu administracji publicznej, np. Prezesa Rady Ministrów i członków Rady Ministrów.
Stronami innymi niż oskarżony są w procesie karnym pokrzywdzony oraz oskarżyciele inni niż oskarżyciel publiczny-prokurator, a więc posiłkowy, prywatny, w postępowaniu w przedmiocie odszkodowania za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie osoba żądająca tego odszkodowania. Pełnomocnika z urzędu można ustanowić także dla podmiotów niebędących stronami, jeżeli ustawa je upoważnia, np. podmiot zobowiązany do zwrotu korzyści majątkowej lub nienależnego świadczenia, zatrzymany, niebędący podejrzanym, dla złożenia zażalenia na zatrzymanie i dochodzenia odszkodowania za niesłuszne zatrzymanie; osoba wysuwająca roszczenia do zajętego przedmiotu, czy od której odebrano rzecz ( art. 228 § 3 KPK, art. 323 § 2 KPK, art. 342 § 5 KPK). Wszystkie te podmioty mogą żądać wyznaczenia pełnomocnika z urzędu w postępowaniu karnym.
Przepisy KPK nie zakreślają żadnego terminu procesowego, do którego należy wystąpić z żądaniem ustanowienia fachowego reprezentanta z urzędu, stąd też decyzja ta pozostaje w gestii upoważnionego podmiotu, który, dbając należycie o swoje interesy, powinien postarać się w razie takiej konieczności, o najszybsze jego wyznaczenie, zwłaszcza na etapie postępowania przygotowawczego. Żądanie wyznaczenia obrońcy lub pełnomocnika z urzędu może dotyczyć zarówno całego postępowania, jego określonego etapu (postępowanie przygotowawcze, przed Sądem I czy II instancji, postępowania w określonej sprawie po uprawomocnieniu się wyroku) jak i dokonania określonej czynności procesowej, zwłaszcza wniesienia środka zaskarżenia, zarówno objętego przymusem adwokacko-radcowskim, jak i bez tego rygoru. Tym samym wskazany brak ograniczenia czasowego do wystąpienia z wnioskiem o wyznaczenie obrońcy z urzędu przesądza o tym, że nieuwzględnienie tego wniosku w I instancji nie wyklucza możliwości jego uwzględnienia w postępowaniu przed Sądem II instancji.
Organem sądowym upoważnionym do wyznaczenia przedstawiciela procesowego z urzędu, tak w postępowaniu przygotowawczym jak i sądowym, jest w myśl art. 81 § 1 KPK w zw. z art. 93 § 2 KPK prezes sądu właściwego do rozpoznania sprawy lub referendarz sądowy, który wydaje rozstrzygnięcie w przedmiocie wyznaczenia w formie zarządzenia. W sprawach podlegających orzecznictwu sądów wojskowych kompetencja z art. 81 przysługuje prezesom właściwych sądów wojskowych (art. 671 § 5 KPK). Zarządzenie o odmowie wyznaczenia jest w obecnym stanie prawnym zaskarżalne. Na uzasadniony wniosek oskarżonego lub jego obrońcy można wyznaczyć nowego obrońcę w miejsce dotychczasowego. Obrońcę wyznacza się spośród osób znajdujących się na liście obrońców w danym Sądzie, a wniosek o wyznaczenie rozpoznaje się niezwłocznie.
Przesłanką do wyznaczenia przedstawiciela z urzędu jest zgodnie z art. 78 § 1 KPK wykazanie przez podmiot wnioskujący za pomocą przedstawionych dowodów, że nie jest w stanie ponieść kosztów tego przedstawiciela bez uszczerbku dla niezbędnego utrzymania siebie i rodziny. Zdanie 2 art. 78 1 2 KPK stanowi, że podstawą odmowy wyznaczenia obrońcy z urzędu nie może być skorzystanie przez oskarżonego z nieodpłatnej pomocy prawnej lub nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego, o których mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2030 oraz z 2018 r. poz. 1467). Wskazana tu norma szczególna ma na celu ochronę osób korzystających z przewidzianych w tej ustawie świadczeń przed niekorzystnymi skutkami skorzystania z nich przez wyłączenie tej okoliczności jako jedynej przesłanki do oddalenia wniosku.
Przesłanką do uwzględnienia wniosku jest więc sytuacja, gdy wnioskodawca w ogóle nie ma środków na pokrycie kosztów reprezentacji, jak również wówczas, gdy pewnymi środkami dysponuje, jednakże z uwagi na ciążące na nim zobowiązania, pokrycie tych kosztów spowodowałoby, że nie byłby on w stanie zapewnić środków utrzymania dla siebie i swojej rodziny na podstawowym poziomie. Do uwzględnienia nie wystarczą więc gołosłowne twierdzenia o swojej trudnej sytuacji majątkowej i rodziny, lecz konieczne jest wykazanie tego „w sposób należyty”, tzn. za pomocą wszystkich dopuszczalnych prawnie środków dowodowych, zwłaszcza odpowiednich zaświadczeń, umów, decyzji administracyjnych dotyczących sytuacji majątkowej czy zdrowotnej członków rodziny. Do zakresu zastosowania przedmiotowej przesłanki mogą wchodzić zwłaszcza: pozostawanie bez pracy oraz jakichkolwiek źródeł dochodu, pobieranie nauki, pozostawanie na wyłącznym utrzymaniu rodziców lub opiekunów, zobowiązania alimentacyjne, czy bardzo ciężka sytuacja zdrowotna większości członków rodziny.